为规范我校公务出国（境）人员的审批程序，保障国际交流与合作工作的顺利开展，根据国家和黑龙江省有关文件精神，结合我校实际情况，制定本制度。

一、出访人员需根据自己的公务出访性质、提供以下必要材料：

（一）受境外机构或个人邀请，拟出境学习、洽谈合作、参加学术会议等活动的人员、必须提供对方出具的正式邀请函原件。邀请函必须含有出访时间、邀请人、邀请人签名或印章、费用情况说明等要素。

（二）参加由国家或地方有关部门组织的跨地区、跨部门的出境团组，执行相关公务活动的出访人，必须提供国家或地方相关部门出具的出国任务征求意见函、出国任务批件、出国任务通知、邀请函、详细出访日程、参团成员名单、详细费用明细。

（三）出访人需持本人身份证前往黑龙江省外办进行生物信息采集（照相、指纹提取），并将省外办出具的文件、带条码的小二寸白底照片以及身份证原件提交至国际交流合作处。

二、公务出访人首先需要通过我校内部出国审批程序，再由国际交流合作处办理护照申请和签证申请手续，具体程序如下:

（一）出访人须根据各自的级别，自行下载或向学校国际交流合作处索取相应的校内审批表。

（二）出访人在详细填写校内审批表后，须按表格要求提交至出访人所在基层单位办公室审批同意后，由基层单位办公室提交至国际交流合作处，国际交流合作处负责呈递校外事工作领导小组审批。

（三）出访人需如实填写一份《因公临时出国人员备案表》，由基层单位办公室审核无误后提交国际交流合作处，国际交流合作处负责呈递校党委书记审批。在完成全部校内审批后，国际交流合作处将负责办理公务普通护照及出国签证手续。

三、根据黑龙江省外办规定，同一部门不允许两名以上领导班子成员同时出访一国、不允许组织成员仅有二人且为异性的团组出访。出访人员不宜以党内身份出访，如任职党内职务，请重新印制回避党内职务的名片。

四、出访人在与邀请方确定出访日期时应充分考虑为校内审批、护照、签证申请预留充足的时间。处级以下人员应至少预留四周的时间办理审批和签证手续，副厅级以上人员需要至少预留六周时间办理审批和签证手续。

五、出访人员需积极主动配合我校国际交流合作处专办人员的工作，根据我国政府因公护照申请要求以及目的地国大使馆签证申请要求，提供准确的信息和真实的签证材料。如因个人隐瞒或谎报信息导致的拒签事故，责任由出访人承担。

六、公务出国（境）人员费用开支标准和管理办法按照国家财政部外交部《因公临时出国经费管理办法》执行，回国后严格履行报销手续。

七、根据黑龙江省外办有关规定，出国（境）人员及团组在出访任务结束后，须在一周内将因公护照或因公港澳通行证上交到学校国际交流合作处集中保管，上述证件只能用于出国执行公务目的。对未在规定期限内上交因公护照，且屡催不交的出访人在三年内将不得再次办理出国（境）手续。